das Profit First System

für Solopreneur*innen und Unternehmer*innen

Endlich: ein einfaches System, mit dem Du Geld im Portemonaie hast, dein Unternehmen auf gesunde Beine stellt - und das schon nach 3 Monaten ... garantiert!

Woran liegt es, dass Solopreneur*innen und Unternehmer*innen über keine Liquidität verfügen und wie Du es leicht schaffen kannst, dem Hamsterrad zu entfliehen.

Die Geschichte von Susanne

Susanne ist Handwerkerin. Um genau zu sein übernahm Susanne das Unternehmen vor 12 Jahren von ihrem Vater, bei dem sie zuvor 8 Jahre arbeitete. Dass sie diesen Beruf einmal ausüben möchte, ist für sie schon als Kind klar, wenn sie bei ihrem Vater im Betrieb gewesen ist und zusehen durfte, wie ihr Vater wunderschöne Möbel herstellt. Obwohl dies nicht gerade ein typischer „Frauenberuf“  ist macht sie ihre Ausbildung im väterlichen Betrieb. Sie macht sobald wie möglich ihren Meister.

Vor 8 Jahren dann der große und feierliche Augenblick, als Susanne ihren Vater in den wohlverdienten Ruhestand schickt. Stolz ist sie auf sich und freut sich auf die neue Herausforderung. Aber bald schon, gibt es die ersten Dämpfer. Mit der Übernahme wächst auch die Verantwortung. Verantwortung für die Mitarbeiter, Verantwortung für ihre Familie, Verantwortung gegenüber ihrem Vater (schließlich wollte sie das Lebenswerk ihres Vaters ja erhalten). Mit der Verantwortung wuchs natürlich auch die Last auf ihren Schultern. Und die Last nahm kein Ende. Nein sie wird noch erhöht durch finanzielle Sorgen und durch immer weniger Zeit.

Die Zahlungsziele ihrer Lieferanten sind nicht mehr so lang. Früher hat Susanne 60 Tage Zeit gehabt, um ihre Rechnungen zu bezahlen. Die Zeiten haben sich jedoch geändert. Zum Beispiel erhielt Susanne einen „bösen“ Brief von ihrem Lacke- und Farblieferanten. Böse deshalb, weil dieser ihr mitteilte, dass er zukünftig das Zahlungsziel auf 25 Tage verkürzen muss. Und dies war leider nicht der einzige Lieferant.

Und zu allem Übel hat sich auch das Kundenverhalten verändert. Als ihr Vater noch aktiv war, ging vieles per Handschlag und Rechnungen von ihm zu bezahlen und pünktlich, gebot sich von selbst. Doch heute sieht das Alles anders aus. Ihr Steuerberater hat Susanne ausgerechnet, dass ihre Kunden im Durchschnitt erst nach 34 Tagen zahlen.

Neben der Einstellung der Menschen, liegt es aber auch an  Susanne. Sie müsste viel schneller mahnen, dafür fehlt ihr jedoch die Zeit. Na ja und Spaß macht es auch nicht gerade. Darf ich überhaupt mahnen? Habe ich dann keine Kunden mehr?

Somit geht Susanne immer in Vorleistung. Die Mitarbeiter, die sie beschäftigt, wollen auch bezahlt werden. Der Druck steigt.

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Susanne überlegt sich, wie sie zu mehr Geld kommen würde und versucht mehr Aufträge an Land zu ziehen und diese abzuarbeiten. Ihre Zeit, die sie im Betrieb verbringt wird immer länger. Nicht gerade förderlich für das Familienleben. 

Zeit für die Kinder hat sie auch nicht mehr. Ihr Mann ist auch nicht begeistert, dass er sich um alles kümmern muss. Mit Familienleben hat dies nichts zu tun. Sie ist innerlich hin und hergerissen, was sie als erstes und was sie als letztes erledigen soll. Und das Schlimmste, an der finanziellen Situation ändert sich einfach nichts. Das Konto kommt aus den roten Zahlen nur selten raus. Am Ende des Monats bleibt kaum Geld übrig, was Susanne sich als "Unternehmerlohn" entnehmen kann, ohne das Konto noch weiter in die Miesen zu schicken.

Ihr Mann fragt sie berechtigterweise:

Hast Du Dir Deine Selbstständigkeit so vorgestellt? So wenig Zeit für uns zwei und als Familie …

Auch um das Familienkonto ist es (logischerweise) nicht gut bestellt. So haben Beide sich nicht die Selbstständigkeit von ihr vorgestellt. Im Urlaub sind sie das letzte mal vor 4 Jahren gewesen. Auf gut Deutsch, ihre Ehe leidet unter der Situation.

Und als wenn das noch nicht genug ist, kommt neben Zeitmangel, finanzieller Druck und Familienproblemen noch die Büroarbeit bzw. die Buchführung und der Abschluss mit den Steuererklärungen dazu. 

Nicht nur, dass Susanne Papier und Co ein Gräuel ist. Nein, da muss sie auch noch Rechnungseingangsbuch und Rechnungsausgangsbuch führen. Ständig gehen ihr Belege verloren. Und irgendwie ist der Umsatzsteuertermin viel zu schnell da und die Buchhaltung nicht fertig und das heißt wieder Spätschicht und Stress mit der Familie.

Ein zeitnaher Abschluss und Steuererklärung hat Susanne die letzten 3 Jahre nicht geschafft. Klar, wenn immer Belege fehlen, dauert es einfach länger. Und wenn sie die Belege nicht beschaffen kann, geht ihr auch noch die Betriebsausgabe verloren. Keine Betriebsausgabe, höherer Gewinn.

Als Susanne den Anruf zur Besprechung des Abschlusses von ihrem damaligen Steuerberater erhielt, schwant ihr Böses. Da war doch was. Der Steuerberater hat sie schon vor geraumer Zeit vorgewarnt, dass sie mit einer Steuernachzahlung rechnen muss. Und genauso ist es dann auch. Weitere Euros die ihr Bankkonto verlassen sollen, die schon jetzt nicht mehr da waren.

Unser Kennenlernen

So habe ich Susanne kennen gelernt: ausgelaugt und unglücklich. Wir unterhielten uns eine ganze Weile und ich fragte sie, ob sie glaubt, dass ihr Unternehmen gesund ist.

Susanne schaute mich ganz erschrocken an und sagte trotz der zuvor geäußerten Schwierigkeiten:

ja natürlich, ich habe doch Aufträge ohne Ende und mache eine Umsatz von über 500.000 Euro jährlich

Ich erklärte ihr, dass Umsatz alleine ja nicht alles sei und ob sie sich denn ein Unternehmergehalt in ausreichender Form auszahlen könne .. monatlich.

Da schluckte Susanne und schüttelte leicht mit dem Kopf.

Und auf meine dritte Frage, ob sie jährlich einen Urlaub von zwei Wochen machen kann und genug Zeit für ihre Familie hat, quittierte Susanne nur mit herunterhängenden Schultern.

Wie schön wäre es, wenn sie doch mehr Zeit und trotzdem genug Liquidität zur Verfügung hätte? Mehr Zeit mit ihren Kindern verbringen könnte, schöne Dinge als Familie  gemeinsam erleben und endlich mal wieder gemeinsam Urlaub machen.

Wer ist noch im Hamsterrad gefangen

In meiner Selbstständigkeit als Steuerberaterin ist die Geschichte von Susanne kein Einzelfall. Viele Unternehmer, Unternehmerinnen arbeiten und arbeiten und arbeiten, aber am Ende des Tages / Monats bleibt nichts in der Tasche. Eine Durststrecke kennst Du wahrscheinlich auch und wenn sie nur kurz ist, kann man sie überstehen. Aber dauerhaft immer am Limit des Bankkontos zu agieren, führt zu Stress. Und das belastet nicht nur dich selbst, sondern auch Dein Umfeld. Riskier nicht Deine Gesundheit, Familie und Beziehung.

Auch ich kenne dieses Hamsterrad

So ähnlich erging es mir auch selbst. Als ich mich vor 20 Jahren selbstständig gemacht habe, hätte ich mir nie träumen lassen, wie viele Stunden ich mal wöchentlich in der Kanzlei verbringen werde. Klar am Anfang denkt man noch:

na ja, Du hast gerade erst angefangen, dass brauch einfach etwas Zeit bis es sich normalisiert.

Die Kanzlei entwickelte sich, schön. Mehr Mandanten, mehr Mitarbeiter, größere Räumlichkeiten, alles super. Aber wo war mehr freie Zeit für mich? Wo war mehr freie Liquidität für mich? Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Personalkosten, mehr Kosten für Hard- und Software, mehr Fortbildungskosten usw. Und so kommt Eins zum Anderen, was sich erhöht. Der Begriff Selbst und Ständig ist mein täglicher Begleiter.

Ich habe zwar keine Kinder mehr, die betreut werden müssen, aber Zeit als Familie blieb nur wenig bis gar nichts übrig. Ich bin gern Steuerberaterin, ich liebe meinen Job. Bin gern selbständig. Aber habe ich mir das so vorgestellt? Nein, natürlich nicht, ist meine klare Antwort.

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Klar, als Steuerberaterin habe ich betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Mandanten konnte ich auch super beraten. Da sieht man von außen auf ein”fremdes” Unternehmen.

Aber wie war das bei der eigenen Kanzlei? 

Ach ja, das ist ja auch ein Unternehmen. 

Aber Unternehmer, dieses Fach gibt es in der Steuerberaterprüfung nicht. Und Steuerberater sind dafür da, Mandanten in steuerlichen Dingen zu beraten. Sie zu unterstützen in Ihrer erfolgreichen geschäftlichen Entwicklung. 

Da ist für das Eigene keine Zeit. Und so war ich auch im Hamsterrad gefangen. Mehr Mandanten, mehr Umsatz, steigende Kosten, weniger Freizeit, mehr Druck, mehr Verantwortung und wo war die Position mehr Gewinn? 

Nun war es bei mir natürlich nicht so extrem, wie bei manchen Unternehmen. Denn mit Zahlen kann ich umgehen und schneller agieren, als möglicherweise andere Selbständige. Es war aber nicht zufriedenstellend. 

Allerdings hatte ich keine Idee, wie ich mein Problem lösen sollte.

das Parkinsonsche Gesetz

Vielleicht hast Du schon mal etwas vom britischen Soziologen C. Northcote Parkinson gehört und "seinem" Parkinsonschen Gesetz:

"Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht." 

Und genauso ist es bei unserem Bedarf (an Zeit, Geld, etc.): Es dehnt sich immer soweit aus, wie die Ressource zur Verfügung steht. Hast Du für eine Aufgabe 8 Stunden Zeit, erledigst Du sie in 8 Stunden, hast Du 8 Wochen Zeit, wird sie in 8 Wochen fertig. 

Was für die Zeit gilt, gilt auch für Budgets oder Geld auf unseren Konten. Am Ende des Tages ist halt kein Gewinn übrig geblieben und die Zahlungsschwierigkeiten sind da.


Wenn ich heute so drüber nachdenke ist es eigentlich auch logisch. Hier ein Beispiel, wenn auch etwas extrem:

Ja, es gibt fixKosten und die bleiben unverändert, aber sehr viele Kosten sind variable Kosten und verändern sich einfach gleichmäßig bzw. überproportional zum Umsatz.

Wenn ich meine Mandanten bei Prozessen zur Digitalisierung berate, dann sage ich ihnen auch:

Ein manuell, nicht funktionierender Prozess, ist nach Umstellung auf Digitalisierung auch nur ein digital, nicht funktionierender Prozess!

Was ich damit sagen möchte, ist, dass wenn Du das Problem nicht an der Wurzel anfasst, ist das Problem immer noch da. Die Konzentration auf den Umsatz löst, nicht das Problem, denn das ist nicht die Wurzel.

Ich habe den Wunsch, einen besseren und vor allem schnellen Überblick auf dem Bankkonto zu haben. Wieviel Geld kommt auf das Bankkonto, in welchem Zeitabstand und wie viel Geld fließt wieder ab, in einem bestimmten Zeitabschnitt. 

Ich hatte zwei Girokonten. Wie bei vielen Unternehmern waren dies gemischte Konten. Einnahmen wurden darauf gebucht. Von den Konten wurden aber auch alle Betriebsausgaben überwiesen bzw. per Lastschrift eingezogen. Ob es das Finanzamt war, die Krankenkassen, Fortbildungsinstitutionen usw. Denn meine Einstellung war, besser Lastschriften erteilen, damit keine Fälligkeiten versäumt werden. Bildlich gesprochen, war da also ein Tablett, von dem aus sich jeder bediente. Nur für den Nachschub musste ich sorgen. 

Für die Steuerzahlungen hatte ich ein Sparkonto, auf das jeden Monat die gleiche Sparrate gebucht wurde. Hier hatte ich schon etwas Vorsorge getroffen.  Denn das kenne ich aus meiner Beratung. Steuernachzahlungen kommen nie zur richtigen Zeit in der richtigen Höhe. 

Wie war das nochmal mit dem Parkinsonschen Gesetz? Alles dehnt sich soweit aus, wie die Ressource zur Verfügung stehen. Bleibt das Geld, für die Steuerzahlungen auf dem Bankkonto ständig sichtbar, dann wird es für andere Dinge ausgegeben. Zum Beispiel werden Investitionen getätigt, für die eigentlich gar keine Mittel oder nicht in der Höhe zur Verfügung stehen. Entscheidungen mit Blick auf den Kontostand, also Management by Kontostand führen manchmal zu Fehlentscheidungen. 

Aber das entspricht dem menschlichen Verhalten und dafür muss sich auch keiner Entschuldigen. Eine Liquiditätsrechnung würde sicher Aufschluss geben. Aber diese ist aufwendig. Außerdem ist sie auch nur hilfreich, wenn laufend geführt.

Mein Chef, der mich auf meinem Weg von der Ausbildung zur Steuerfachangestellten und später zur Steuerfachassistentin und dann zur Steuerberaterin begleitet hat, sagte immer -Die Lösung ist schon da- Nun musste ich sie nur noch finden!

der Tag der Wende

Und dann lass ich eines Tages vom einfachen System Profit First. 

Das Buch von Mike Michalowicz hatte ich durch Zufall bei einer Internetbestellung entdeckt und ebenfalls als ebook erworben.

Nach den ersten Seiten wollte ich es eigentlich zur Seite legen, Profit First, schon der Name, typisch Ami. Immer nur Profit und nichts menschliches. Doch ich las weiter. Nach und nach erkannte ich, dass hier genau meine Probleme beschrieben wurden. Und das es Lösungen gab. Und sogar einfache. Ich war begeistert. Mein Entschluss stand fest, dass setze ich sofort um. 

Nun muss ich doch eine Lanze für den Titel Profit First schlagen. Hier geht es nicht um Profit, sondern um Gewinn und gesunde Unternehmensfinanzen. 

Und noch etwas tolles, es ist kein Buchführungssystem und hat nichts mit Steuern zu tun, rein gar nichts. Hier geht es einzig und allein darum wie und wohin die Euros im Unternehmen fliesen und was gemacht werden kann, damit möglichst viel davon  behalten werden kann. 

Es ist also total egal, ob Du Deine betriebswirtschaftliche Auswertung bis ins letzte Detail verstehst oder ob Du eigentlich nicht wirklich was mit ihr anfangen kannst.

Ich kenne die Frage von vielen Mandanten am Jahresende - Ja und wo ist jetzt der tolle Gewinn, der da ermittelt wurde? Auf dem Konto ist er nicht zusehen. Steuern müssen auch noch bezahlt werden. 

Das kann natürlich aus der Buchführung alles nachvollzogen und erklärt werden. Es ist aber trotzdem nicht greifbar.

Was war das Besondere an Profit First?

Profit First stellt die bis dahin bekannte Formel, nach der jede Buchführung erstellt wird, einfach um.

Mhhh.. einfach nur umstellen und dann ist alles Gut? Warum soll das funktionieren?

Berechtigte Frage.

Ich zeig Dir wie ich es gemacht habe und warum es funktioniert:

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der erste Schritt

Ich richte mir also, wie im Buch beschrieben, die verschiedenen Bankkonten ein. Gewinnkonto, Inhaber Gehaltskonto, das Steuerkonto hatte ich ja schon. Von meinen beiden Girokonten verwende ich eins für meine Ausgaben und das andere nur für meine Einnahmen. Die Konten beschrifte ich auch so. Damit bekommen sie eine Aufgabe zugewiesen. Die Lastschrifteinzüge werden, soweit sinnvoll, beendet. Ich will Herr (Frau) über meine Finanzen wieder werden. Heißt nicht, dass ich meine Rechnungen nicht bezahlen will. Aber ich will es bewusst tun, den Überweisungsvorgang. 

Das ist der erste Schritt. Klingt eigentlich gar nicht viel, aber der wirbelt schon ein bisschen was durcheinander.

Wenn Du Dich jetzt fragst, warum so viele Bankkonten? Ist das nicht total unübersichtlich? Nein, ist es nicht, im Gegenteil. Deine echten Einnahmen verteilst Du nach einer festgelegten Reihenfolge, in einem festgelegten Rhythmus und in Höhe von festgelegten Prozenten auf die verschiedenen Bankkonten. Damit hast Du den großen Kuchen verteilt. Jetzt kann davon immer nur so viel verzehrt werden, wie dafür zur Verfügung steht. Und wie viel es ist, sieht man jetzt sofort ohne erst die Buchführung zu durchforsten. 

Das heißt natürlich nicht, dass keine Investitionen mehr getätigt werden, wenn auf dem Ausgabekonto nicht genügend Mittel zur Verfügung stehen. Aber die Entscheidung wird bewusster gefällt. Wird diese Maschine wirklich benötigt oder vielleicht doch ein anderes Modell. Wie hoch wird wirklich die Auslastung, Zeitersparnis, Arbeitserleichterung oder, oder, oder sein und damit die Einnahmen, die generiert werden? Vielleicht gibt es ja auch noch ganz andere Alternativen. Die unternehmerische Kreativität wird wieder angekurbelt.  

noch mehr Übersicht: kein Problem

Wer will kann sich noch weitere Konto zur Verbesserung der Übersichtlichkeit einrichten. Ich habe z.B. ein separates Lohnkonto, Investitionskonto und Vorschusskonto eingerichtet. Weitere Möglichkeiten, je nach Struktur des Unternehmens sind Instandhaltungs, Waren, Anzahlungskonten, uvm.

Was heißt festgelegte Reihenfolge

Bei der Verteilung wird immer und wirklich immer zuerst der Gewinn vom Einnahmekonto umgebucht, dann das Inhaber Gehalt, dann wird das Steuerkonto bedient und als letztes das Ausgabenkonto. 

Hier siehst Du den Unterschied zur herkömmlichen Buchführungsformel. Der Fokus liegt auf dem Gewinn. Denn Gewinn ist das, was das Unternehmen vorantreibt. Das ist der Teil, der das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten über Wasser hält. Und deshalb wird dieser auch zuerst von den Einnahmen auf das Gewinnkonto umgebucht. Wenn Du jetzt denkst, mein Konto ist doch sowieso schon im negativen Bereich, wie soll ich da noch Gewinn umbuchen. Ja, diesen Gedanken kann man haben. Aber genau aus der Situation möchte man ja heraus. Deshalb mit einem Prozent anfangen und dann langsam steigern. Man wundert sich, was da so zusammenkommt.

Danach wird Geld auf das Inhaber Gehaltskonto umgebucht. Dort sammelt es sich im Monat und am Monatsende zahle ich mir mein ein festes Gehalt aus. Du musst Dir hier überlegen, was ein fremder Dritter an dieser Position an Gehalt erhalten würde. Das muss mindestens Dein Ziel sein. Denn damit versorgst Du Dich, Deine Familie, sorgst für Deine Rente usw.

Als nächstes die Umbuchung der Steuern. Die Beträge für die Steuern gehören zu keinem Zeitpunkt uns Unternehmern. Wir verwalten sie nur kurzzeitig, um sie dann abzuführen. 

Damit sind alle wichtigen Verteilungen erledigt. Jetzt kommt noch die letzte Umbuchung. Das ist die zum Ausgabekonto. Du siehst, jetzt sind die Ausgaben das Letzte, nicht mehr der Gewinn.

Was heißt festgelegter Rhythmus

Im Buch schreibt Mike, dass immer am 10. und am 25. des Monats die Verteilung von Einnahmekonto vorgenommen werden soll. Ich habe für mich festgestellt, dass die wöchentliche Verteilung besser funktioniert. Wird bei mir alles am Donnerstag erledigt. Nach der Verteilung überweise ich die fälligen Rechnungen. 

Ich habe mir abgewöhnt Terminüberweisungen einzustellen. Denn dann ist noch Geld auf dem Bankkonto, obwohl es ja schon verwendet wurde. Mir ist es lieber, dass die Überweisungen im Buchführungssystem -bei mir ist es Unternehmen Online- bereitstehen und sie für mich noch sichtbar sind, bis zu dem Tag der Fälligkeit.

Durch den gleichen Rhythmus bekommst Du ein Gefühl dafür, ob die Einnahmen immer in etwa in der gleichen Höhe zufließen oder ob es Schwankungen gibt. Wie eine Wellenbewegung. Ist diese in der ersten Woche genau so wie in der zweiten oder dritten Woche? Genauso ist es auch mit den Ausgaben. Ich habe bei mir zum Beispiel festgestellt, dass immer in der ersten Woche des Monats und in der letzten Woche des Monats die Ausgaben am höchsten sind. 

Was heißt festgelegte Prozente

Die CAP´s (Ist-Prozentsätze) habe ich ermittelt. (Wie das gemacht wird, ist der zweite Schritt) Ich möchte aber zu den TAP´s (Ziel-Prozentsätze) Dazu habe ich mir einen Trainingsplan für die nächsten sechs Quartale erstellt. Denn ich wußte, von jetzt auf gleich wird das nichts. Training wie bei einem Sportler. Ein Marathonläufer fängt auch mit kurzen Strecken zu trainieren an. Bis er mit seiner Fitness und Leistungsfähigkeit an der Spitze angekommen ist.

Die TAP´s sind die Prozentsätze der fittesten und gesündesten Unternehmen. Da stecken lange und  intensive Trainingszeiten dahinter.

Mein Trainingsplan wird gefüllt mit meinen Trainingsprozentsätzen. Ausgangsgröße sind meine CAP´s. Damit ich mir keinen Schaden zu füge und keine Rückschläge einstecken muss, habe ich kleine Schritte festgelegt.  Darauf musst Du unbedingt achten. Ist z. B. Dein Prozentsatz für den Gewinn 3% dann Steigerung um 1%. Also ab jetzt überweist Du 4% auf Dein Gewinnkonto. Und so erfolgt langsam die Steigerung.

Damit weißt Du aber auch schon wo dieses Prozent abgezogen werden muss, richtig, bei den Ausgaben. Deshalb auch die Empfehlung kleine Trainingseinheiten. 

Dabei natürlich auch an die Steuern denken. Denn mehr Gewinn heißt mehr Steuern, also auch da Reduzierung des Prozentsatzes bei den Betriebsausgaben.

der zweite Schritt

Jetzt kommt der zweite Schritt. Ich muss mein Instant-Assessment erstellen. Nur so kann ich die Unterschiede ermitteln zwischen dem wo ich jetzt stehe (CAP´s) und wo das Ziel (TAP´s) ist. Zuerst muss ich also meine echten Einnahmen der letzten 12 Monate ermitteln.

Die Zahl kann ich meiner betriebswirtschaftlichen Auswertung entnehmen. Meine Einnahmen werden in der Buchhaltung immer dann erfasst, wenn das Geld auf dem Konto eingeht. Das liegt an der Gewinnermittlungsmethode, die für die Kanzlei gemacht wird. Das ist bei den so genannten Bilanzierern  anders. Hier müssen die Einnahmen etwas aufwendiger ermittelt werden. 

Meine Einnahmen sind auch gleich die echten Einnahmen. Wenn Du Dich jetzt fragst, echte Einnahmen? Gibt es denn auch unechte Einnahmen? Das natürlich nicht. Aber wenn Du Dir mal vorstellst, dass Du z.B. eine Malerfirma hast. Viele Ausgaben hängen mit dem Einkauf von Material zusammen. Ohne das kannst Du die Aufträge gar nicht ausführen. Bei der Weiterberechnung von den Materialkosten wird aber meist nur ein geringer oder gar kein Aufschlag an den Kunden berechnet. 

Deshalb musst Du in dem Fall von Deinen Einnahmen, die Ausgaben für Material und Subunternehmer abziehen. Dann hast Du Deine echten Einnahmen. Damit sind auch die Unternehmen viel besser zu vergleichen. In dem Buch beschreibt dies Mike sehr gut. 

Ein Bauunternehmen hat hohe Einnahmen. Aber auch hohe Ausgaben für Material und Subunternehmer. Wenn diese Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden, bleiben die echten Einnahmen übrig. Dann ist es kein Unternehmen mehr mit 3,0 Mio Euro Umsatz sondern eins mit z. B. 500T Euro Umsatz. Mit den gleichen Problemen und Herausforderungen wie Unternehmen aus anderen Branchen mit Einnahmen von 500T Euro Umsatz. 

Oder Du bist als Coach tätig und bietest Seminare Deinen Kunden an. Dazu brauchst Du selbstständige Trainer. Du beauftragst sie also nur für bestimmte Seminarthemen. Diese Trainer sind selbständig. Die Ausgaben dafür musst Du von Deinen Einnahmen abziehen um Deine echten Einnahmen zu ermitteln. 

Damit war die erste Zahl des Assessment ermittelt.

Als nächstes soll der Gewinn eingetragen werden. An der Stelle sieht man ganz deutlich, dass Profit First kein Buchführungssystem ist. Der Gewinn, der in dem Bericht zu erfassen ist, ist nicht der Gewinn, der auf der betriebswirtschaftlichen Auswertung ganz unten steht sondern der Gewinn, der wirklich in Euro vorhanden ist.

Bis zu dem Zeitpunkt habe ich nicht wirklich eine Überweisung mit dem Verwendungszweck -Gewinn- auf mein Privatkonto vorgenommen. 

Also errechnen. 

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Nun brauch ich doch meine betriebswirtschaftliche Auswertung, denn Ausgangsgröße für die Berechnung ist der Gewinn, der auf dieser steht. Dazu habe ich die Position Abschreibung addiert. Denn dies ist eine steuerliche Position. Denn das Geld ist zu dem Zeitpunkt von meinem Konto abgeflossen, in dem ich die Gegenstände gekauft habe und nicht in den letzten 12 Monaten. Hier können noch weitere individuelle Korrekturen notwendig sein. Diese Zwischensumme notieren.

Dann alle Entnahmen zusammen rechnen. Auch die für die eigene Krankenkasse, Rentenversicherung usw. Als letztes noch alle Steuerzahlungen addieren. 

Die errechneten Entnahmen und die Steuerzahlungen von der Zwischensumme abziehen und schon ist der Gewinn ermittelt. 

Ich hatte Glück, der Betrag war immer noch positiv. Es gibt aber auch andere Ergebnisse. Das ist aber nicht schlimm, denn genau das soll ja geändert werden. 

Und wenn Du Dich jetzt fragst, wozu denn Gewinn? Dann muss ich ja Steuern zahlen? Ja, das ist richtig. Mit dem Entschluss zur Selbständigkeit hast Du auch den Entschluss gefasst, Dich an dem Steuersystem zu beteiligen. Ob es gut oder schlecht ist, ob gerecht oder ungerecht usw. das ist alles Ansichtssache, wie auch viele andere Dinge. 

Und wenn Du Dich jetzt fragst, wozu denn Gewinn? Dann muss ich ja Steuern zahlen? Ja, das ist richtig. Mit dem Entschluss zur Selbständigkeit hast Du auch den Entschluss gefasst, Dich an dem Steuersystem zu beteiligen. Ob es gut oder schlecht ist, ob gerecht oder ungerecht usw. das ist alles Ansichtssache, wie auch viele andere Dinge. 

Und natürlich sollen auch die für Dich steuerlich sinnvollen Möglichkeiten angewendet werden.  Aber wenn Dein Unternehmen keinen Gewinn erzielt, dann kann es nicht für Dich sorgen, für Deine Familie, für Deine Mitarbeiter. Dann ist es ein Pflegefall. Und das war sicher nicht der Grund, warum Du Dich selbständig gemacht hast.

So, jetzt habe ich meinen Gewinn errechnet und gleichzeitig meine Entnahmen, die ich in der Spalte Inhaber Gehalt erfasse. Die nächste Zahl, die Steuerzahlungen habe ich auch. Jetzt muss noch die Position Betriebsausgaben erfasst werden. 

Dies ist aber ganz einfach, denn das ist die Summe die übrig bleibt, wenn die oberen Beträge erfasst sind. Zur überschlägigen Kontrolle habe ich mir nochmal meine betriebswirtschaftliche Auswertung herangezogen. Hier geht es nicht um das Suchen der letzten Cent Beträge, sondern um die logische Prüfung.

Mit der Erfassung der Zahlen stehen auch meine CAP´s (ISt-Prozentsätze) fest. Jetzt noch entsprechend der echten Einnahmen die TAP´s (Ziel-Prozentsätze) erfassen und schon wird die Differenz sichtbar. 

Mhhh, Jubelschrei hört sich anders an. Das Steuerkonto passte fast, das war schonmal gut. Liegt wahrscheinlich am Beruf. Aber beim Gewinn und Inhaber Gehalt sowie bei den Betriebsausgaben lag doch einiges im Argen. Da sind so einige Prozente, die verschoben werden müssen um die TAP´s zu erreichen. 

Ja das, was ich die ganze Zeit vermutet habe, steht nun schwarz auf weiß da. Aber irgendwie war es auch eine Erleichterung. Ich wusste jetzt genau, wo ich hin wollte.

Also ran an den Speck

Alle Ausgaben der letzten 12 Monate erfasse ich in einer detaillierten Jahrestabelle, mit Bezeichnung und Datum.

Puh, dass ist echt eine ganze Menge, was sich da so ansammelt im Laufe der Zeit. 

Die Tabelle gestalte ich farblich. 

Wo ich schon beim Aufschreiben der Meinung bin, dass das eigentlich gar nicht mehr benötigt wird, markiere ich rot. 

Die Ausgaben, die ich nochmal unter die Lupe nehmen will, markiere ich blau. In einer extra Spalte, am Ende der Tabelle,  notiere ich mir gleich das Ende von Vertragslaufzeiten. 

Ausgaben, die notwendig sind, damit die Dienstleistung überhaupt erbracht werden kann, markiere ich grün. 

Das ist zum Beispiel bei mir die Miete und die DATEV-Kosten. In den Räumlichkeiten soll die Kanzlei weiter ihre Türen öffnen, da muss also diese Miete gezahlt werden. 

Als Software Anbieter gibt es natürlich nicht nur die DATEV eG, die Steuerberater nutzen können um die Mandantenunterlagen zu bearbeiten.  Aber die DATEV eG ist für mich der Mercedes unter den Anbietern.

Ich kann mich auf den Datenschutz verlassen und auf die zügige Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen in der Anwendersoftware und auf viele andere Dinge, die uns die Prozesse erleichtern. Das hat natürlich seinen Preis. Aber wenn ich Qualität haben möchte, dann muss ich auch dazu bereit sein einen adäquaten Preis dafür zu bezahlen. Nur so ist es eine Win Win Situation für beide.

Wahnsinn was sich da so ansammelt, was wiederkehrend vom Konto abgebucht wird.

Als Steuerberater liebt man anscheinend Fachliteratur und Datenbanken. Erinnert mich ein bisschen an Versicherungen. Das kennt glaube auch jeder, da gibt es auch genug, die teilweise doppelt sind. So war das auch mit der Literatur und den Datenbanken.

Das ist wirklich viel Arbeit, aber es hat sich gelohnt. Man überlegt neu. Wozu wird dies oder jenes benötigt? Gibt es Alternative? Um nur einiges zu nennen.

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Wie geht es weiter?

Meine erste Gewinnausschüttung. Ich kann mich noch daran erinnern, dass ich im November damit angefangen habe. Am ersten Januar gab es die erste Gewinnausschüttung. War ein schönes Gefühl. Der Gewinn war jetzt nicht mehr nur eine Zahl auf der betriebswirtschaftlichen Auswertung, sondern er war fassbar. 

Bei der Gewinnausschüttung werden 50% des Gewinns, der in dem Quartal auf das Gewinnkonto eingezahlt wurde, an Dich privat ausgeschüttet. Die anderen 50% verbleiben auf dem Konto. Ziel ist es Rücklagen für das Unternehmen zu bilden. Am Besten so viel, dass das Unternehmen 3 Monate ohne Einnahmen existieren kann. 

Es kommt der Zeitpunkt, da ist die Kostenstruktur so schlank, da sind weitere Veränderungen nicht mehr sinnvoll, denn sonst würde der Kundenservice darunter leiten.

Damit ist Profit First aber nicht am Ende. Jetzt entdeckt man ganz andere Dinge und Folgefragen treten auf. Das können zum Beispiel Überlegungen sein, ob die Prozesse noch optimal aufgestellt sind, weitere Digitalisierung und Automatisierung einführen, sind die Dienstleistungsangebote noch zutreffend usw.

Fazit?

Das System Profit First ist einfach simple und doch wahnsinnig effektiv und zielführend.

Seit der Umsetzung des Profit Frist Systems habe ich immer einen Überblick über meine Kosten, habe ausreichend Rücklagen zur Verfügung, weiß wieviel Geld mir privat zur Verfügung steht und kann jetzt die Kanzlei gesund wachsen lassen.

Auch Du kannst es haben!

Und genau dieses gute Gefühl kannst Du auch haben. Auch Du kannst Profit First bei dir einsetzen und von ruhigen Nächten profitieren. Mit mir als Coach an Deiner Seite richten wir das System Profit First für Dich aus und implementieren es in deinem Unternehmen.

Und falls Du Dir die Frage stellst, ob Du das auch haben kannst, wenn Du kein Mandant bei mir bist:
Ja, klar.
Wenn Du von deinem Steuerberater oder von deiner Steuerberaterin gut betreut wirst, gibt es überhaupt keinen Grund zum Wechsel. Wichtig für eine produktive und zielführende Zusammenarbeit sind lediglich aktuelle Zahlen.

Wie Du weiter oben ja gelesen hast, habe ich die gleichen Fehler gemacht und stand vor den gleichen Problemen wie Du.

Nachdem ich das System von Profit First in meinem Unternehmen eingesetzt hatte, (ja auch eine Kanzlei ist ein Unternehmen :)) und merkte, wie es mir half, dachte ich mir, Liane das behältst Du nicht für Dich. Das müssen auch andere Unternehmen wissen und umsetzen.

Mit meiner jahrelangen Erfahrung als Steuerberaterin und der Weiterbildung zur Profit First Professional bin ich einer der wenigen in Deutschland ansässigen Beratern, die das System Profit First in Unternehmen implementieren können. Ich habe das Know-How für Dich um Dich und Dein Unternehmen auf gesunde Beine zu stellen --- wenn Du es willst. 

Denn was kann ich nicht? Dir abnehmen, Dich mit Deinem Unternehmen auseinanderzusetzen, zu planen und auch mal die Zähne zusammen beißen und harte Entscheidungen zu treffen, wenn es an die Ausgaben geht.

Aber wenn Du das alle trotzdem willst, dann kannst Du es schaffen. 

Mach es einfach wie Sie:


Das Profit First Coaching von Liane hat mein Business finanziell gesund aufgestellt. Ich treffe meine Unternehmensentscheidungen nun viel kompetenter und mit Weitblick. Liane ist super kompetent, einfühlsam und einfach menschlich. Sie hat viel Verständnis für die Situation ihrer Coachees und motiviert einen, wirklich in die Umsetzung zu gehen. Große Empfehlung von Herzen! Vielen Dank, Liane!


Hanna Steingräber Podcastliebe.net


Als Handwerksbetrieb im Holzbau hatten wir erst bedenken, das System in der Praxis bei uns umzusetzen.
Schaffen wir das oder ist das zu kompliziert?
Wir wollten aber unbedingt etwas verändern und haben uns deshalb dazu entschlossen, das einfache System Profit First bei uns im Betrieb einzusetzen.
Es funktioniert und wir sind begeistert von der Transparenz, die uns das Profit First im Bezug auf die finanzielle Sicherheit unseres Betriebes gibt.
Daumen hoch für Profit First und unsere Profit First Professional Liane!


Catrin und Christoph Schormann  - Atelier für Holzbau

ch möchte für Dich ausreichend Zeit haben, um Dich bei der Einführung und Umsetzung begleiten zu können. Aus diesem Grund kann ich nur 5 neue Teilnehmer monatlich aufnehmen.

Aber wenn Du bereit bist, die alte Formel über Bord zu werfen, dann garantiere ich Dir, dass Du in 3 Monaten bereits erste Erfolge auf deinen Konten siehst und Du mehr Zeit für Dich und Deine Familie hast.

Es liegt also an Dir, ob Du weitermachen möchtest wie bisher oder Du in die Profit Frist Welt einsteigen möchtest.

Wir sehen uns hoffentlich bald,

P.S.: Wenn Du also endlich ruhig schlafen, mehr Zeit für Dich und Deine Familie und genug Reserven auf Deinem Bankkonten haben möchtest, dann buch Dir noch heute deine kostenlose Erstberatung

In 45 Minuten klären wir, was ich für Dich tun kann und welche Form der Zusammenarbeit für Dich passt.

Hinweis bei folgenden E-Mail-Accounts:
Wenn Du Dich mit hotmail.com, web.de, gmx.de oder einem anderen kostenlosen E-Mail-Anbieter registrierst, kann es vorkommen, dass die E-Mails mit Zeitverzug oder gar nicht zugestellt werden. Dies wird vom jeweiligen Anbieter gesteuert, worauf ich keinen Einfluss habe.

Du hast die Möglichkeit, meine E-Mail-Adresse zu den sicheren Absendern hinzuzufügen und die Registrierung nochmal durchzuführen . Hier findest Du eine Anleitung, wie das geht.

Alternative: Du hast eine andere, nicht kostenfreie E-mail-Adresse und registrierst Dich damit.

Sollte dies alles nicht funktionieren, dann schreib mir doch einfach eine direkte E-Mail.

Hinweis: Du trägst dich auf dieser Seite für unseren Blogpost ein und erhältst den Blogpost, sowie weitere kostenlose Strategien und Tipps gemäß unserer Datenschutzerklärung. Natürlich kannst Du in jeder E-Mail mit nur einem Klick Dich aus der Liste austragen.

Du möchtest Profit First einsetzen? Dann buche gleich hier Deine kostenfreie Erstberatung.

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